587. Big data, digitalisering, startinformatie

Drie werkgerelateerde studies:
a. risicogericht toezicht, profielinformatie en Big Data door Bart Custers in het Tijdschrift voor toezicht 2014 (5), 8 pagina's.
b. Startinformatie in het strafproces door Sven Brinkhoff, samenvatting proefschrift 14/11/2014, 10 pagina's.
c. WODC-rapport Digitalisering in strafrechtketens (2014, 282 pagina's).

Over het WODC-rapport uitgevoerd door de Rijksuniversiteit Groningen neem ik graag wat meer op. Het rapport gaat in op digitaliseringservaringen in Denemarken, Engeland, Oostenrijk en Estland vanuit een supply chain perspectief. Onder een supply chain wordt verstaan het geheel van organisaties die gezamenlijk werken aan de totstandkoming van een product of dienst. Het ultieme doel van een dergelijke keten is ‘afstemming van de lever- en afleverrelaties’. Cruciaal daarvoor is goede uitwisseling van informatie. Het rapport gaat er niet echt op in, maar mij lijkt voor de strafrechtsketen relevant is dat in het strafrecht geen concurrentie tussen de ketenpartners zou hoeven te bestaan. Transparantie en informatie-uitwisseling zou uitgangspunt moeten kunnen zijn. Enkele relevante punten: - Basiskeuze: herontwerp van deelprocessen, interfaces of interne processen vs. een min of meer handhaven van bestaande werkprocessen of systemen en concentratie op de interfaces. De onderzochte landen laten op dit punt zien dat handhaven de dominante keuze is. De taakverdeling tussen de ketenpartners wordt door de digitalisering niet gewijzigd, wel wordt de koppeling sterker. - Een integrale ketenbenadering moet. Elke partner in de strafrechtketen zal zich moeten realiseren dat een volgende ketenpartner bepaalde informatiebehoeften heeft waaraan de eerdere partner in de keten moet bijdragen. Elke ketenpartner zal zich dus moeten verplaatsen in de vervolg van de keten en de (informatie)behoefte die daar is. Daarbij kan nog worden opgemerkt dat het ook zou moeten gaan om het denken over de informatiebehoefte terug in de keten (bijv. afloopberichten; is dat dan backward control?). - Ketenperspectief moet ook inhouden dat ketenpartners dienen te worden beloond voor het gedrag dat optimaal is voor de keten als geheel (het meerwerk aan het begin, ontlast de keten als geheel). - Een belemmering bij invoering van een ketenbenadering in de strafrechtketen is dat de diverse partners - historisch en vanuit de gedachte van autonoom werkende organisaties - veelal denken vanuit de eigen organisatie en hiërarchie, eigen doelstellingen, eigen budgetten en werkprocessen. - De onderzochte landen laten zien dat standaardisatie in informatieoverdracht cruciaal is. In elk geval op dat punt een ketenarchitectuur. - Opvallend is dat in veel landen de papieren stroom ook blijft bestaan (papier = origineel), in elk geval start is dus dubbele systemen. - Niet het doel van de digitalisering bepaalt het succes, maar de juiste ICT-ondersteuning en projectorganisatie, en het waarborgen van het eigen karakter van de ketenpartners. - Verantwoordelijkheid voor de digitalisering verschilt, ministerie of ketenpartners (m.n. OM, als eerstverantwoordelijke voor strafdossier). Bepalend is projectmanagement, en regie en betrokkenheid vanuit het ministerie. - In alle landen blijkt de afstemming met en digitalisering van informatie-uitwisseling met de rechtbank in de praktijk lastig te verlopen. - Advocaten en burgers hobbelen achter de digitalisering binnen de keten aan, worden gelijmd door (financieel) te belonen als er digitaal zaken wordt gedaan. - Bouw voor de ICT-systemen vooral niet iets unieks nieuws, maar start met bestaande, bewezen systemen. - Bekend motto is volgens mij “eerst organiseren, dan automatiseren”. Dat motto zegt niets over de wetgeving die soms ook gewijzigd moet worden voordat digitaal kan worden gewerkt. Met (ruime) interpretatie van de wet kan veelal veel, wetgeving aanpassen op het moment dat nodig is. Motto kan dus aan het einde worden aangevuld met “en parallel wetgeven”. - Veiligheid van de systemen staat niet altijd voorop in de onderzochte landen: pragmatische overwegingen overheersen, zeker binnen de keten zelf. - De functie van het strafdossier beïnvloedt sterk in welke mate er behoefte is aan zaken als (digitale) handtekening en waarborgen (authenticiteit, integriteit of compleetheid van informatie). - “Eenmalige opslag, meervoudig gebruik” ook in andere landen uitgangspunt om data niet meer dubbel te hoeven invoeren of bij te houden. - Meest handig lijkt te zijn om bestaande systemen te gebruiken maar te zorgen voor bevraging door ketenpartners (o.b.v. bijvoorbeeld een uniek nummer). - Acceptatie en gebruik van de digitalisering volgt niet zozeer uit de uitkomsten van het gebruik, maar uit de mate van gebruik! - Negatieve ervaringen kleven niet aan de digitalisering zelf, maar aan de wijze van totstandbrenging (gebrekkig gemaakte keuzes, ontbreken visie en ondersteuning, commitment leiding, etc.). - Doelen digitalisering zijn te voorspellen: kostenreductie, efficiëntie, dienstverlening aan de burger, versnellen procedure, kwaliteitsverbetering, managementinformatie. - Algemene (en te begrijpen) notie: digitalisering van de strafrechtsketen blijft achter bij digitalisering van andere overheidsdiensten.